KAOS FAQ

På denna sida har vi samlat ihop frågeställningar som rör IT. Sidan är främst avsedd som en hjälp för engagerade och personal i sitt dagliga arbete om de stöter på hinder eller undrar över något. Skulle det du undrar över inte finnas med nedan ber vi dig skicka ett mail till erica.grimberg@karen.hh.se.

Allmänt om KAOS

  • Vad är KAOS?
    KAOS var studentkårens IT-utskott och hade det övergripande ansvaret för IT-frågor. Detta ligger nu på frontdesk.
  • Finns det manualer jag kan titta på?
    Jajamän, på KAOS Wiki lägger vi upp manualer som vi hoppas är till nytta. Saknar du något eller tycker att någon manual är otydlig så hör av dig till oss så kollar vi på det.

Frågor gällande mail

  • Hur kommer jag åt min kårmail?
    När du blivit förtroendevald får du en personlig mailadress. För att få tillgång till denna behöver du fylla i ett formulär.
    Därefter kommer frontdesk att skapa din mail och skicka ett informationsmail till din studentmail. Om du inte hittar infomailet från oss i inkorgen så ber vi dig kolla skräpposten. Skulle du fortfarande sakna mailet så kontakta frontdesk.

    Frontdesk jobbar kontinuerligt med detta och har lite extra kontroll på formuläret när det är valtider, men om du inte har fått något informationsmail inom en vecka så kontakta oss, vi kan ha missat det.

    När du fått din kårmail kan du surfa till https://mail.glesys.se och logga in.

  • Vad är skillnaden på mailkonto och maillista?
    Alla förtroendevalda och personal har en personlig mailadress, detta är ett mailkonto och det kan du logga in på via https://mail.glesys.se. Samtliga ingår också i olika maillistor, det finns en lista för varje organ. Skillnaden är att en maillista är ett alias och distribuerar bara mail vidare till de mailadresser som är angivna. Det är alltså inte ett konto så maillistan går inte att logga in på och kontrollera vad som kommit.

    Alla som ligger med i maillistan får mail som skickas till den, sedan är det upp till var och en att hantera de mailen. Om du får ett mail, har läst det och t ex konstaterat att det inte berör dig kan du radera det från ditt mailkonto utan att det påverkar dina styrelsemedlemmars mailkonton, de kommer fortfarande att ha kvar mailet. Maillistan distribuerar bara mailet vidare till de mailadresser som är angivna.

  • Vilka maillistor finns?
    Varje organ har sin maillista, i dagsläget finns följande:

  • Jag får massa spam till min kårmail, går det att göra något åt?
    Ja, frontdesk kan justera aggressiviteten i spamhanteringen. Kontakta oss så ser vi vad vi kan göra.
  • Jag vill ha min kårmail kopplad till telefonen, hur gör jag?
    Vi har lagt upp en manual för detta på KAOS Wiki.
    I dagsläget finns dock bara manual för iPhone, samma grundinställningar gäller dock även för andra telefoner. Behöver du mer hjälp så hör av dig så tittar vi på det tillsammans.
  • Hur kopplar jag min mail till Thunderbird, Outlook eller liknande mailklient?
    För information om vad som behövs när du lägger till din mail i en mailklient hänvisar vi till GleSYS egna manualer. Skulle du behöva ytterligare hjälp ber vi dig kontakta frontdesk.
  • Hur vidarebefordrar jag min kårmail till en annan mail?
    Även om du skulle vilja vidarebefordra din kårmail till din privata mail så har KAOS tagit beslut på att man inte får göra det. Det beror på ett flertal saker, men främst på två:

    • – Som representant för studentkåren ska du alltid maila med din kårmail. Lägger du en vidarebefordran till din privata mail riskerar vi att du svarar med din privata mailadress, något som ser oerhört oprofessionellt ut när vi kontaktar externa parter.
    • – Som aktiv i studentkåren finns det en chans att du kommer att hantera känslig information i din mail. Det kan till exempel röra sig om personuppgifter för att ni har tagit in anmälningar till ett evenemang. Sådan information ska behandlas med största försiktighet och vi vill därför inte att den återfinns i din privata mailkorg.
  • Hur lägger jag in ett autosvar?
    Gå till Inställningar i din mail och menyvalet E-postregler och Autosvar. När du klickar i checkboxen “Aktivera autosvar” har du också möjlighet att lägga till text och sedan spara. Testa gärna genom att skicka ett mail till dig själv. =)

NGS – dokumentarkivet

  • Vad är NGS och vad används den till?
    NGS är en förkortning av Nya Gemensamma Servern och är studentkårens gemensamma dokumentmapp. I NGS har varje organ sin egen mapp där alla dokument som organet hanterar ska sparas, arbetsfiler som färdigställda dokument. Vi har en gemensam dokumenthantering av flera skäl, men främst för att alla engagerade kan komma åt alla filer på samma plats och vet var de ska leta efter dem. En stor bonus är att alla filer finns sparade till nästa styrelse utan att någon handpåläggning måste ske styrelserna emellan.

    NGS hanteras just nu via Google Drive, där alla förtroendevalda och personal har fått access genom sin kårmail. Åtkomst till NGS får en antingen genom att surfa till drive.google.com eller genom att ladda ner programmet/appen till sin dator, surfplatta eller telefon. Instruktioner för hur detta går till hittas i KAOS manualer, se svar på tidigare fråga.

  • Hur får jag tillgång till NGS?
    När du har blivit vald till en förtroendepost behöver du fylla i ett formulär med information till KAOS.
    Därefter skapar frontdesk din kårmail och kommer sedan att skicka ett mail till din studentmail, där information om vidare steg för att få tillgång till NGS finns beskrivna.
  • Vad är skillnaden på NGS och Publikt arkiv?
    Det finns två mappar som du får tillgång till som förtroendevald: NGS Förening och Publikt arkiv. För NGS Förening får samtliga förtroendevalda redigeringsbehörigheter och det är här som ni ska spara alla era dokument. För Publikt arkiv får alla läsrättigheter och enbart dokumentansvarig i varje organ har redigeringsbehörighet. I det publika arkivet ska färdiga protokoll finnas i PDF-format i enlighet med studentkårens stadga.

    Skillnaden är alltså att det publika arkivet kan alla komma åt via studentkårens webbplats och här ska enbart offentliga handlingar ligga, medan ni i NGS Förening ska lägga in alla dokument ni jobbar med.

  • Hur lägger jag upp protokoll i Publikt arkiv?
    Att ladda upp protokoll i Publikt arkiv fungerar likadant som att ladda upp filer på NGS Förening, det är bara en annan mapp som ska väljas från början. Kolla gärna in våra manualer om något är oklart. Har du inte redigeringsbehörighet för Publikt arkiv så kontakta frontdesk.

Hjälp och felanmälan

  • Vad behöver ni i felanmälan?
    För att vi ska kunna hjälpa er så fort som möjligt så måste vi ha så detaljerad information som möjligt.

    Första stegen innan du skickar felanmälan: testa att starta om programmet och om det inte fungerar så starta om datorn. Kvarstår problemet så gå vidare till nästa steg.

    För att kunna felsöka behöver vi så detaljerad information som möjligt. Försök att besvara nedan frågor:
    – Vad gjorde du när felet inträffade? Beskriv gärna steg för steg.
    – Har det hänt mer än en gång?
    – Fick du något felmeddelande? Bifoga gärna en skärmdump på det!

    Ju bättre grundinformation vi har desto lättare har vi för att hjälpa till.

  • Vad händer när jag har felanmält?
    Så fort vi får din felanmälan så skapar vi ett ärende i Redmine. Vissa (personal, presidium) har konto där och då sätter vi den som skickat ärendet som bevakare. På så sätt kommer den som skickat in ärendet att få ett mail varje gång ärendet uppdateras.

    Har du inte ett konto på Redmine så kan du ändå surfa dit och se hur det går med ditt ärende. Vi försöker också att återkoppla så snabbt och tydligt vi kan till alla som skickar in ärenden, vanligtvis på samma sätt som vi fick in felanmälan.

Övrigt

  • Finns det en ordlista?
    Ja, på vår Wiki har vi en ordbok där vi listar ett gäng förkortningar och begrepp. Saknar du något så hör av dig så fixar vi det!
  • Finns det några särskilda grejer rent formmässigt som jag behöver ha koll på?
    I NGS:n finns en mapp som heter Grafiska källfiler – där finns allting som du kan tänkas behöva för detta. Bland annat kan du titta på den grafiska profilen för att hitta färgkoder samt hur typsnitten ska användas. I mappen finns även filerna för att installera typsnitten på din dator.